Als je werkt in recruitment of HR, ben je waarschijnlijk al bekend met Applicant Tracking Systems (ATS-systemen). Maar wat kunnen deze recruitmentsystemen precies voor jouw organisatie betekenen? Wanneer is het tijd om een ATS te implementeren? En hoe kies je het juiste platform? In deze complete gids geven we antwoord op al je vragen over ATS-systemen.
We laten je zien wat een ATS is, welke voordelen het kan bieden en welke verschillende platforms er zijn. We bespreken de meest voorkomende misverstanden en geven je handvatten om het juiste systeem voor jouw organisatie te kiezen. Tot slot kijken we naar de toekomst van ATS-tools en wat je kunt (en mag) verwachten.
Heb je toch nog vragen na het lezen van deze gids? Of ben je benieuwd wat een ATS-systeem voor jouw bedrijf kan betekenen? In een demo van 30 minuten laten we je graag zien wat er allemaal mogelijk is.
Wat is een ATS-systeem?
Een ATS-systeem (Applicant Tracking System) is een softwaretoepassing die helpt om je werving- en selectieproces te stroomlijnen, te personaliseren en van begin tot eind te volgen. Door handmatige taken te automatiseren en alle gegevens centraal te beheren, maak je je wervingsinspanningen efficiënter en schaalbaarder. Dit zorgt ervoor dat je sneller kunt werken en betere inzichten krijgt, waar zowel je team als de kandidaten van profiteren.
Een ATS wordt ook wel een 'recruitmentsysteem', 'recruitment software' of 'kandidaatvolgsysteem' genoemd. Door het systeem te koppelen met je bedrijfssoftware, integreer je het naadloos met alle relevante onderdelen. Zo haal je het maximale uit alles wat je al hebt geautomatiseerd.
Mogelijkheden ATS-systemen verschillen per aanbieder
De mogelijkheden van een ATS verschillen per aanbieder. De krachtigste ATS-systemen zijn cloudgebaseerde SaaS-oplossingen. Deze systemen zijn altijd en overal toegankelijk. Lees hier meer over de verschillende ATS-systemen.
Wat is het doel van een ATS-systeem?
Het belangrijkste doel van een ATS (Applicant Tracking System) is om het wervingsproces efficiënter, makkelijker en beter te maken. Het biedt het wervingsteam een centraal platform voor het verzamelen van kandidaten, het volgen van sollicitaties en het filteren van kandidaten op basis van hun kwalificaties. Daarnaast is er vaak de mogelijkheid om talentpools te beheren en selectie-assessments uit te voeren.
Tip:
Tip:
Met Tellent Recruitee kun je eenvoudig talentpools opzetten en heb je toegang tot verschillende skill assessment tools die je eenvoudig kunt integreren in je wervingsproces. Dit maakt het een stuk eenvoudiger om zelf assessments af te nemen, zonder dat je afhankelijk bent van externe partijen.
Het ATS-systeem vermindert repetitieve taken, zoals het AVG-proof opslaan van gegevens, het plaatsen van vacatures op vacaturesites, het versturen van (standaard) e-mails en het vragen van kandidaatfeedback. Hierdoor houden recruiters meer tijd over voor hun kernactiviteiten: het opbouwen van relevante connecties, het geven van een professionele terugkoppeling en het maken van de juiste wervingsbeslissingen.
Een ander doel is het optimaliseren van de candidate experience. Dit is steeds belangrijker geworden, vooral in tijden van krapte op de arbeidsmarkt. Een ATS zorgt voor overzicht en een gestroomlijnd proces, waardoor de communicatie tijdig en consistent is, de stappen in het wervingsproces verbeteren en de kandidaatervaring wordt geoptimaliseerd. Dit werkt uiteindelijk door in een verbetering van je employer brand.
Wanneer is het gebruik van een ATS aan te raden?
In de volgende situaties is het verstandig om een ATS-systeem te overwegen:
- Je ontvangt veel sollicitaties. Bij een groot aantal kandidaten wordt het steeds moeilijker om alle sollicitaties handmatig te beheren. Een ATS helpt bij het organiseren van kandidaten.
- Je hebt meerdere vacatures tegelijk lopen. Een ATS zorgt voor overzicht en helpt het bij het beheren van verschillende kandidaatpijplijnen, zodat je meerdere wervingsprocessen tegelijkertijd efficiënt kunt beheren.
- Je wilt de werkdruk van het wervingsteam verminderen. Door repetitieve taken zoals het versturen van e-mails, het inplannen van gesprekken en het beheren van documenten te automatiseren, bespaar je tijd die je kunt gebruiken voor kerntaken. Daarnaast voorkom je het maken van foutjes, zoals het te laat inplannen van gesprekken of het geven van terugkoppeling.
- Je hebt een groot wervingsteam. Een ATS geeft aan wie met wie contact heeft gehad, wie welke taken heeft (uitgevoerd) en maakt het mogelijk om taken eenvoudig toe te wijzen aan teamleden. Dit zorgt voor optimale transparantie en betere samenwerking binnen het team.
- Je hebt een groeiend bedrijf. Naarmate je organisatie groeit, worden de wervingsprocessen groter en complexer. Een ATS biedt de schaalbaarheid die nodig is om een gestroomlijnd en overzichtelijk wervingsproces te behouden.
- Je wilt de kandidaatervaring verbeteren. Een ATS zorgt voor een snelle, professionele communicatie en biedt een gebruiksvriendelijke ervaring voor zowel kandidaten als recruiters.
- Je wilt gegevens AVG-proof opslaan. Een ATS helpt bij het opslaan van gegevens op een AVG-proof manier, wat belangrijk is voor het beschermen van kandidaatgegevens.
- Je wilt meer inzicht in je wervingsdata. Het systeem biedt rapportages en analyses, waarmee je de effectiviteit van je wervingsstrategieën kunt verbeteren en knelpunten in je proces kunt ontdekken.
Lees hier waarom het belangrijk is om na te denken over een ATS in 2025.
Wat is er allemaal mogelijk met een ATS?
Een Applicant Tracking System (ATS) biedt recruiters en hiring managers een breed scala aan mogelijkheden om het wervingsproces te stroomlijnen en te verbeteren. Hieronder zetten we enkele belangrijke functies op een rij:
Vacaturebeheer
Een ATS ondersteunt bij het opstellen van vacatureteksten, functieomschrijvingen en functieprofielen. Daarnaast automatiseert het de aanvraag van vacatures en het publiceren van vacatures op verschillende vacaturesites.
Kandidaatbeheer
Een ATS automatiseert het uploaden van sollicitatiegegevens en documenten naar een centrale database. Je kunt eenvoudig kandidaten beheren, hun voortgang volgen, automatische e-mails versturen en talentpools opbouwen met potentiële kandidaten. Het systeem maakt het ook mogelijk om snel kandidaten te zoeken en te filteren op basis van specifieke criteria, zoals ervaring en vaardigheden.
Tip:
Tip:
Als er veel kandidaten reageren op een vacature, of als je veel vacatures tegelijk hebt lopen, kan het lastig zijn om het overzicht te bewaren. Tellent Recruitee helpt je het wervingsproces te organiseren en automatiseren, zodat je geen omkijken meer hebt naar het inplannen van gesprekken, het sturen van updates en het verzenden van follow-ups.
Pre-screening en screening
Het ATS kan cv's en sollicitatiebrieven scannen op basis van trefwoorden, zodat je snel ongeschikte kandidaten kunt filteren. Het automatiseert ook het plannen van sollicitatiegesprekken. Beoordelingen en scores worden centraal opgeslagen in de kandidaatprofielen, zodat je eenvoudig toegang hebt tot de feedback en de voortgang van elke kandidaat.
Efficiënt wervingsproces
Met het ATS kun je het proces van het plannen van gesprekken automatiseren, inclusief het versturen van bevestigingsmails en andere e-mails. Daarnaast kun je eenvoudig kandidaatpijplijnen aanmaken en beheren, wat bijdraagt aan een overzichtelijke workflow. Door alle communicatie vanuit één centrale plek te beheren, blijf je altijd in contact met je kandidaten en teamleden.
Onboarding van personeel
Een ATS ondersteunt ook het aannemen en onboarden van nieuwe medewerkers. Het kan bijvoorbeeld automatisch documenten versturen voor ondertekening, zoals contracten en andere benodigde formulieren. Daarnaast biedt een ATS de mogelijkheid om introductiemateriaal te delen, zodat medewerkers goed geïnformeerd kunnen beginnen.
Betere samenwerking en inzicht
Het systeem bevordert transparantie, bijvoorbeeld in de communicatie, wat de samenwerking tussen teamleden verbetert. Verder centraliseert het systeem kandidaatfeedback en biedt het gedetailleerde informatie en statistieken over elk aspect van het wervingsproces. Dit stelt je in staat om knelpunten snel te identificeren en het proces verder te optimaliseren.
Tip:
Tip:
Met het ATS van Tellent Recruitee kun je gemakkelijk candidate experience surveys opstellen en deze als bijlage toevoegen aan je e-mails naar kandidaten. Je kunt deze e-mails vooraf inplannen, zodat je automatisch feedback verzamelt van alle kandidaten tijdens een specifieke fase in het wervingsproces.
Wil je weten wat het ATS van Tellent Recruitee specifiek voor jouw bedrijf kan betekenen? Plan een demo van 30 minuten in. Tijdens deze sessie bespreken we de belangrijkste functies die relevant zijn voor jouw bedrijf.
Wat zijn de voordelen van een ATS-systeem?
Een ATS-systeem neemt veel tijdrovende en repetitieve taken uit handen van het wervingsteam. Hierdoor kan er sneller, accurater en efficiënter gewerkt worden. Dit zijn de belangrijkste voordelen van een ATS-systeem:
1. Een verminderde werkdruk
Een ATS automatiseert tijdrovende taken, zoals:
- Het plaatsen van meerdere vacatures (multiposting)
- Het verzamelen, opslaan en samenvoegen van kandidaatgegevens
- Het versturen van e-mails en updates
- Het plannen van sollicitatiegesprekken
- Het uitvoeren van selectie-assessments en background-checks
- Het ondertekenen van (arbeids)contracten met e-mailhandtekeningen
- Het onboarden van nieuwe medewerkers
De werkdruk van recruiters en hiring managers wordt aanzienlijk verminderd, waardoor zij zich kunnen richten op hun belangrijkste taken. Denk aan het voeren van gesprekken, het verbeteren van de kandidaatervaring en het maken van de beste wervingsbeslissingen. Hierdoor verloopt het proces efficiënter en wordt tegelijkertijd het werkplezier verhoogd.
2. Een verbeterde kandidaatervaring
Een ATS stroomlijnt het wervingsproces en verkleint de kans op fouten van recruiters en hiring managers. Het systeem volgt een vaste route en automatiseert veel stappen, zodat kandidaten altijd op het juiste moment worden opgevolgd. Dit zorgt voor:
- Naadloze communicatie van sollicitatie tot aanbod (of afwijzing)
- Snellere en betere screening
- Snellere, completere en betere terugkoppeling
Hierdoor kan het wervingsteam meer tijd besteden aan het opbouwen van connecties en het geven van persoonlijke terugkoppeling, waardoor kandidaten zich meer gezien en gewaardeerd voelen.
Lees ook onze tips voor het opbouwen van een sterk LinkedIn-netwerk.
Let op: Hoewel een ATS de efficiëntie vergroot, zorgt het niet automatisch voor een verbeterde kandidaatervaring. De kwaliteit van de communicatie hangt namelijk altijd af van hoe het wervingsproces is vormgegeven. Zorg er daarom altijd voor dat je eerst werkt aan een goed wervingsproces. Daarna kun je het proces effectiever maken met een ATS systeem.
3. Een efficiënter wervingsproces
De automatisering en het datamanagement van een ATS zorgen ervoor dat het wervingsproces een stuk efficiënter wordt. Het leidt tot minder handmatig werk en een verbeterde samenwerking binnen het wervingsteam.
Daarnaast biedt het systeem waardevolle inzichten om het proces continu te verbeteren. Dit wordt onder andere bereikt door:
- Het automatiseren van routinetaken in het wervingsproces
- Gecentraliseerde opslag van gegevens, communicatie en kandidaatprofielen
- Het volgen en rapporteren van belangrijke KPI’s en statistieken
Het analyseren van de resultaten helpt je te begrijpen welke wervingstechnieken effectief zijn en waar er ruimte is voor verbetering. Op basis van deze inzichten kun je weloverwogen beslissingen nemen en het wervingsproces verder optimaliseren.
4. Verbeterde wervingsresultaten
Tot slot speelt het ATS een belangrijke rol in het verbeteren van de wervingsresultaten, zoals:
- Een snellere time-to-hire, terwijl de kwaliteit van het wervingsproces behouden blijft
- Een lagere cost-per-hire, wat bijdraagt aan de winstgevendheid van het bedrijf op de lange termijn
- Een betere wervingskwaliteit, gemeten aan de hand van prestatiebeoordelingen, inwerktijd, verloop, retentiepercentages en de tevredenheid van hiring managers.
Zo bereken je de cost-per-hire voor jouw bedrijf:
Tip:
Tip:
Een ander voordeel van een recruitmentsysteem is dat het makkelijk gekoppeld kan worden aan andere systemen, zoals een CRM, werken-bij-site of HR-systeem. Op deze manier kun je je processen verder stroomlijnen en het maximale uit je technologie halen.
Wat zijn valkuilen bij het gebruik van een ATS-systeem?
Een ATS heeft veel voordelen voor bedrijven, maar er zijn ook valkuilen die kunnen ontstaan als het systeem niet goed wordt geïmplementeerd of gebruikt. De belangrijkste risico’s hebben te maken met het verkeerd afstemmen van het systeem op de specifieke behoeften van het bedrijf.
Denk bij het gebruik daarom goed na over de volgende punten:
- Stel het ATS op de juiste manier in. Als het ATS niet goed wordt ingesteld, kunnen er onnodige stappen in het proces ontstaan. Dit betekent dat recruiters alsnog handmatig werk moeten verrichten, terwijl het systeem juist bedoeld is om repetitieve taken te automatiseren en het proces te vereenvoudigen.
- Controleer de implementatie. Dit is extra belangrijk in de beginfase, omdat de instellingen dan nog niet perfect zijn afgestemd. Een onjuiste implementatie kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat het ATS cv's verkeerd leest of interpreteert, waardoor goede kandidaten alsnog worden afgewezen.
- Let op de kandidaatbeleving. Hoewel het ATS veel taken kan automatiseren, is niet iedere taak geschikt om te automatiseren. Automatische berichten kunnen in bepaalde fases bijvoorbeeld een negatieve invloed hebben op de kandidaatbeleving. Houd hier rekening mee en blijf de kandidaatervaring monitoren.
Houd er rekening mee dat een ATS-systeem in de opstartfase altijd een leercurve doormaakt. Investeer tijd om het systeem vanaf het begin te controleren en optimaal in te stellen, zodat je er daarna tot het maximale profijt van hebt.
Handig om te weten:
Bij Tellent Recruitee vinden we het belangrijk om je te helpen bij een soepele onboarding. Afhankelijk van je pakket krijg je toegang tot extra ondersteuning, zoals onboarding support en handige supportgidsen. Zodat je snel en efficiënt van start kunt gaan!
Wat zijn de 4 grootste misverstanden over ATS-systemen?
Er bestaan een aantal misvattingen over wat een ATS-systeem precies is en wat het voor gebruikers kan doen. Het is goed om deze misvattingen te kennen voordat je een ATS aanschaft. Zo weet je exact wat je kan (en mag) verwachten van het systeem.
Dit moet je weten over de aankoop van een ATS:
- Een ATS zal op zichzelf niet leiden tot een instroom van kandidaten
- Een ATS lost niet opeens al jouw sourcing-uitdagingen op
- Een ATS helpt je niet bij het kiezen van de beste kandidaat, en dat zou het ook niet moeten doen
- Het overschakelen naar een ATS is tijdrovend (maar de moeite waard)
Hieronder gaan we dieper in op deze punten. Lees dit goed door, zodat je op basis van de juiste informatie overweegt of een ATS iets voor jouw organisatie kan betekenen.
1. Een ATS zal op zichzelf niet leiden tot een instroom van kandidaten
Heb je moeite om kandidaten aan te trekken voor vacatures? Het kopen van een ATS zal dit probleem niet voor je oplossen. Of je genoeg relevante kandidaten aantrekt, hangt namelijk samen met je wervingsstrategie en employer branding. Een ATS helpt om de processen efficiënter uit te voeren, maar is dus geen strategie op zichzelf.
Het is belangrijk om eerst te begrijpen hoe de arbeidsmarkt in jouw sector werkt. Waar zijn kandidaten naar op zoek en hoe kun je je bedrijfscultuur het beste presenteren om de juiste kandidaten aan te trekken? In onze artikelen over werving en selectie, strategisch recruitment en employer branding helpen we je op weg.
Nadat jouw strategie staat als een huis en je hebt vastgesteld wat je nodig hebt om je doelen te bereiken, heb je een beter idee van welke functionaliteiten vereist zijn. Dat is het moment waarop je kunt zoeken naar het beste ATS met de juiste functionaliteiten.
2. Een ATS lost niet opeens al jouw sourcing-uitdagingen op
Een veelvoorkomende uitdaging in werving is sourcing, oftewel het vinden van geschikte kandidaten. Sommige ATS-systemen kunnen je vacatures tegelijkertijd op meerdere jobboards plaatsen (multi-posting). Dit bespaart veel tijd en handmatig werk, maar het succes van jouw sourcing blijft afhankelijk van de kwaliteit van je wervingsproces.
Als je vacatureteksten niet aanspreken, solliciteren kandidaten alsnog niet. Is je communicatie niet op orde, dan haken de beste kandidaten af. En als de screening niet goed wordt uitgevoerd, blijven juist de verkeerde kandidaten over. Ook een (onnodig) lang of ingewikkeld sollicitatieproces kan kandidaten afschrikken, waardoor je minder voordeel haalt uit je ATS.
Een ATS helpt dus om je wervingsproces efficiënter te maken, maar de kwaliteit van je werkgeversmerk, communicatie en sollicitatieproces is jouw verantwoordelijkheid. Zorg dat je alles op orde hebt, zodat je het maximale uit je ATS kunt halen. Lees hier hoe je een effectieve vacature maakt in 10 stappen.
.png)
Handmatige sourcing blijft nodig bij niche- of moeilijk in te vullen posities
Sommige tools en extensies kunnen je helpen om kandidaten te vinden op websites zoals LinkedIn, maar voor niche- of moeilijk in te vullen posities blijft het nodig om handmatig kandidaten te zoeken. ATS-systemen kunnen dus zeker het proces versnellen en vergemakkelijken, maar ze zijn geen vervanging voor het proces zelf. Zie het recruitmentsysteem als een kompas in plaats van een automatische piloot.
3. Een ATS helpt je niet bij het kiezen van de beste kandidaat, en dat zou het ook niet moeten doen
Een goed ATS helpt recruiters en hiring managers door een beter overzicht te bieden van alle kandidaten en cv’s. Dit kan met functionaliteiten zoals talentpijplijnen en cv-parsing (het geautomatiseerd uitlezen van cv-data). Maar uiteindelijk blijft het de verantwoordelijkheid van het wervingsteam om sollicitaties te beoordelen en de volgende stappen te bepalen. Een ATS zou deze beslissingen niet moeten overnemen.
Er zijn meerdere gevallen bekend waarin bedrijven klaagden dat hun ATS geschikte kandidaten had afgewezen. Vaak kwam dit door ondermaatse AI-functionaliteiten of verkeerd ingestelde cv-parsing. Gebruik deze tools vooral om je werk makkelijker te maken, maar laat ze niet de beoordeling van kandidaten overnemen. Zorg er bovendien voor dat je de instellingen correct configureert (en regelmatig controleert), zodat de functionaliteiten goed werken.
Knock-out vragen instellen
Bij Tellent Recruitee kun je bijvoorbeeld knock-out vragen instellen in je sollicitatieformulier. Hiermee filter je alleen de kandidaten die niet aan de harde eisen voldoen, zoals een verplichte werkvergunning voor de EU. De overige sollicitaties worden vervolgens door het wervingsteam beoordeeld, maar wel efficiënter verwerkt en ingedeeld in ‘bakjes’ (pijplijnen) in het ATS.
Automatische afwijzingsmails instellen
Sommige bedrijven gaan te ver in het automatiseren van hun wervingsproces. Ze stellen bijvoorbeeld automatische afwijzingsmails in op basis van systeemacties, waardoor kandidaten direct na het indienen van hun sollicitatie al een afwijzing ontvangen. Dit maakt duidelijk dat niemand hun sollicitatie heeft bekeken en dat de afwijzing volledig door een systeem is bepaald.
Dit is niet alleen pijnlijk voor kandidaten, maar ook schadelijk voor je werkgeversmerk. Maak daarom bewuste keuzes in welke onderdelen je automatiseert. Automatische e-mails kunnen zeker handig zijn, maar het is belangrijk om ze op het juiste moment in te zetten, goed te timen en zorgvuldig te formuleren.
Tip:
Tip:
Om je te helpen bij het formuleren van afwijzingen, hebben we een aantal best practices verzameld voor het schrijven van een sterke afwijzingsmail, inclusief een handige checklist.
Daarnaast bieden we templates en voorbeelden voor afwijzingen in verschillende fasen van het sollicitatieproces, zodat je precies ziet hoe je dit op een zorgvuldige manier aanpakt.
4. Het overschakelen naar een ATS is tijdrovend (maar de moeite waard)
Veel bedrijven aarzelen om over te stappen op een ATS, omdat ze de implementatie tijdrovend vinden en twijfelen of de veranderingen de moeite waard zijn. Andere organisaties hebben in het verleden negatieve ervaringen gehad met het implementeren van een ATS, waardoor ze terughoudend zijn, ondanks dat ze niet tevreden zijn met hun huidige systeem.
Als je al tijd en moeite hebt gestoken in het optimaliseren van je wervingsstrategie en -proces, is de volgende stap om dit efficiënter te maken. Jouw zorgvuldig opgestelde strategie en processen verdienen een systeem waarmee je er het maximale uit kunt halen. Hoewel de implementatie tijd en moeite kost, kan een ATS juist de efficiëntie en veranderingen brengen die jouw organisatie nodig heeft.
Moeilijkheidsgraad bij implementatie varieert
De moeilijkheidsgraad van de implementatie van een ATS verschilt per organisatie, afhankelijk van factoren zoals het type systeem, de complexiteit van bestaande processen en de benodigde aanpassingen. Voor sommige bedrijven is de overstap relatief eenvoudig, terwijl het voor anderen meer tijd en voorbereiding vereist.
Nu we hebben besproken wat je kan verwachten van een ATS, vertellen we je hieronder alles over de verschillende ATS-systemen die je kunt overwegen.
Verschillende ATS-systemen om te overwegen
Het kiezen van het juiste ATS-systeem kan een flinke uitdaging zijn, vooral gezien het grote aantal beschikbare opties. Zonder een systematisch en objectief proces is het moeilijk om de juiste keuze te maken.
De twee belangrijkste factoren die invloed hebben op je keuze voor een ATS zijn:
- Het type ATS (of hosting)
- De grootte van je bedrijf
Om je op weg te helpen, leggen we hieronder de drie hoofdtypen ATS-systemen uit en laten we zien welke type bedrijven we onderscheiden. Daarna kijken we naar de kosten van een ATS en geven we handige tips voor het maken van de juiste keuze, inclusief een overzicht van belangrijke vragen die je kunt stellen tijdens het selectieproces.
Welke typen ATS-systemen bestaan er?
We kunnen ATS-systemen grofweg onderverdelen in 3 types:
1. Software as a Service (SaaS)
Deze aanbieders bieden een complete, kant-en-klare oplossing door je platform en bedrijfsgegevens te hosten op een cloudserver. Ze zorgen voor installatie, ondersteuning en doorlopende hulp om ervoor te zorgen dat je het meeste uit het systeem haalt. Veel bedrijven kiezen voor SaaS-platforms vanwege het gebruiksgemak en de 24/7 toegang vanaf elke locatie.
Cloudgebaseerde SaaS-oplossingen behoren vaak tot de krachtigere ATS-systemen. De specifieke functies variëren per aanbieder en type bedrijf.
Het ATS van Tellent Recruitee is een SaaS-oplossing. In een demo van 30 minuten laten we je graag zien hoe ons platform jouw wervingsprocessen kan optimaliseren.
2. On-Site
Deze softwareplatformen worden gehost op de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf. Bedrijven kiezen hiervoor als ze meer maatwerk willen op het gebied van beveiliging en gegevensbeheer. Deze manier vereist wel meer onderhoud en IT-middelen van het bedrijf. Het bedrijf moet beschikken over de IT-middelen om de software in eigen beheer te onderhouden en aan te passen.
3. Integraties
Dit zijn kleinere, modulaire oplossingen die met elkaar kunnen worden geïntegreerd om een volledig ATS systeem te creëren. Integraties zijn ideaal voor kleinere bedrijven met een beperkter budget, omdat je alleen de functies kiest die je echt nodig hebt.
Welke bedrijfsgroottes (en types) onderscheiden we?
Bij het kiezen van het juiste ATS spelen zowel de bedrijfsgrootte als het type bedrijf een belangrijke rol. We onderscheiden 3 hoofdtypen bedrijfsgroottes die bepalend zijn voor de keuze van het juiste systeem:
1. Grote ondernemingen
Deze bedrijven, vaak met meer dan 5.000 werknemers en verspreid over meerdere locaties, hebben complexe wervingsbehoeften en gegevensbeheer. Ze profiteren van krachtige ATS-systemen die geavanceerde functionaliteiten bieden voor het beheren van grote hoeveelheden sollicitaties en het stroomlijnen van het sollicitatieproces.
2. Kleine en middelgrote bedrijven (KMO's)
Deze bedrijven hebben meestal honderden medewerkers die geografisch verspreid kunnen zijn. Zij hebben vaak minder complexe wervingsbehoeften, maar kunnen toch veel baat hebben bij een ATS. Ze hebben minder personeelsleden voor handmatige taken. Een ATS helpt hen om het wervingsproces efficiënter te maken en kandidaten sneller en beter te beheren.
3. Wervingsbureaus
Deze bureaus verwerken doorgaans een groot aantal sollicitaties voor verschillende bedrijven en moeten veel sollicitantgegevens opslaan en verwerken. Een ATS helpt hen om de workflow te stroomlijnen, kandidaten efficiënt te beheren en snel de juiste matches te maken voor hun klanten.
De kosten en complexiteit van ATS-systemen verschillen per bedrijfstype. In het algemeen zijn On-Site en SaaS-oplossingen duurder, maar bieden ze meer functies en zijn ze beter geschikt voor grotere bedrijven of bedrijven met ingewikkeldere wervingsbehoeften.
Wat zijn de kosten van een ATS?
Als je op zoek bent naar een ATS systeem is de kans groot dat je geen duidelijk kostenoverzicht kunt vinden op de websites van de aanbieders. De prijzen zijn namelijk meestal afhankelijk van verschillende factoren, zoals:
- het aantal vacatures
- de grootte van het bedrijf
- de integraties en modules
- andere specifieke behoeften
Voordat de prijs op maat wordt gemaakt voor jouw situatie, begin je waarschijnlijk met een van de volgende prijsmodellen:
Vaste prijs
Bij dit prijsmodel betaal je één bedrag, ongeacht het aantal gebruikers of vacatures. De prijs wordt meestal bepaald door de grootte van het bedrijf en is vaak geschikt voor grote ondernemingen die bereid zijn een meerjarig contract in één keer te betalen.
Betaling per gebruiker
Dit prijsmodel werkt op basis van het aantal gebruikers, bijvoorbeeld recruiters of andere medewerkers die het systeem gebruiken. Het is ideaal voor kleinere tot middelgrote bedrijven met een beperkt aantal medewerkers die toegang nodig hebben.
Betaling per vacature
Bij dit prijsmodel betaal je per actieve vacature. Dit is geschikt voor kleinere bedrijven met een laag wervingsvolume, omdat je alleen betaalt voor de vacatures die openstaan.
Betaling per module
Als het ATS deel uitmaakt van een groter platform, zoals een CRM-systeem of een onboardingsplatform, betaal je voor extra modules die je toevoegt aan je basispakket. Dit prijsmodel biedt flexibiliteit en is geschikt voor bedrijven die hun systeem willen uitbreiden met aanvullende functies.
Bij het overwegen van de kosten van een recruitmentsysteem, is het belangrijk om alle betrokkenen in het proces mee te nemen. Zorg ervoor dat je een duidelijke businesscase opstelt voordat je de beste ATS-oplossing kiest, zodat je een weloverwogen beslissing kunt maken die past bij de behoeften van je bedrijf.
Het juiste ATS systeem kiezen in 5 stappen
Nu je meer weet over de verschillende soorten ATS-systemen en de werking van de prijsmodellen, leggen we hieronder in 5 stappen uit hoe je het juiste ATS voor jouw bedrijf kiest.
Volg deze 5 stappen om het juiste ATS voor jouw bedrijf te kiezen:
- Breng je behoeftes in kaart
- Bepaal je budget
- Bekijk de opties
- Test je keuzes
- Maak een keuze
In de volgende paragrafen lichten we elke stap verder toe, zodat je de beste keuze voor je bedrijf maakt.
Stap 1: Breng je behoeftes in kaart
De eerste stap in het beslissingsproces is het bepalen van de behoeften van je bedrijf. Begin met het opschrijven van alle vereisten die nodig zijn om jouw wervingsproces te verbeteren. Werk samen met het wervingsteam en betrek belangrijke stakeholders, zoals hiring managers.
Om alle input te verzamelen, kun je een eenvoudige enquête via e-mail verzenden of een platform zoals SurveyMonkey gebruiken. De input geeft je waarschijnlijk waardevolle inzichten in wat je bedrijf zoekt in een ATS.
Het is vervolgens belangrijk om de tijd te nemen om het probleem dat je wilt oplossen duidelijk te definiëren. Wat zijn de uitdagingen in je huidige wervingsproces en welke verbeteringen wil je bereiken? Denk aan vereisten zoals:
- Automatisering: Wil je repetitieve taken zoals e-mailupdates of het inplannen van gesprekken automatiseren?
- Integraties: Moet het systeem kunnen koppelen met HR-tools, agenda’s of LinkedIn?
- Gebruiksvriendelijkheid: Is het belangrijk dat ook niet-technische gebruikers het ATS eenvoudig kunnen gebruiken?
- Talentpools: Wil je een systeem dat niet alleen sollicitanten beheert, maar ook helpt bij het opbouwen van talentpools?
- Data & rapportages: Heb je behoefte aan uitgebreide analytics en dashboards om de prestaties van je wervingsproces te meten?
- Schaalbaarheid: Zoek je een recruitmentsysteem dat geschikt is voor groei en eenvoudig kan worden opgeschaald als je bedrijf uitbreidt?
Denk ook na over welke ATS-functies essentieel zijn en welke minder belangrijk zijn. Door deze vereisten in kaart te brengen, kun je gerichter zoeken naar een ATS dat perfect aansluit bij de behoeften van jouw organisatie. Dit helpt je ook om gerichte vragen te stellen aan aanbieders tijdens de selectiefase.
Stap 2: Bepaal je budget
De volgende stap is het vaststellen van je budget voor het nieuwe ATS en het bepalen van het gewenste rendement op de investering (ROI). Begin met het opschrijven van de belangrijkste voordelen die een ATS kan opleveren voor je bedrijf en weeg deze voordelen af tegen de kosten van het platform.
De kosten van het recruitmentsysteem zijn afhankelijk van het gekozen prijsmodel. De meeste ATS-aanbieders rekenen kosten per actieve vacature. Dit betekent dat je betaalt voor elke vacature die je gedurende het jaar promoot en verwerkt.
Maak daarna een lijst van alle mogelijke kosten en bepaal hoeveel je bereid bent uit te geven. Stel vervolgens een lijst op van alle voordelen en KPI-verbeteringen die nodig zijn om je gewenste ROI te behalen.
Tip:
Tip:
Het helpt om je doel-ROI te koppelen aan een specifiek bedrijfsresultaat (bijvoorbeeld een kortere tijd voor het invullen van vacatures, wat leidt tot meer omzet), zodat je het makkelijker kunt presenteren aan besluitvormers binnen je bedrijf.
Stap 3: Bekijk de opties
Als je jouw behoeftes en budget hebt bepaald, kun je beginnen met het onderzoeken van verschillende platforms op de markt. Door te weten welk type bedrijf je hebt en welke ATS-infrastructuur je wilt, kun je een stuk gerichter uitzoeken. Richt je op de platforms die aan je eisen voldoen en vergelijk het aanbod. Neem onderstaande onderwegingen mee en stel de juiste vragen aan de aanbieders.
Belangrijke overwegingen bij je keuze:
- Kies software die je werk makkelijker maakt, niet ingewikkelder.
- Zorg ervoor dat het ATS goed integreert met de tools die je al gebruikt.
- De functionaliteiten moeten aansluiten bij je belangrijkste wervingsbehoeften (zie stap 1).
- Het moet je volledige wervingsproces optimaliseren, niet slechts een paar onderdelen.
- Gebruiksgemak is essentieel: kies een systeem dat intuïtief werkt en mogelijkheden heeft om aanpassingen te maken aan het systeem.
- Ga voor een ATS-aanbieder die meer is dan alleen een leverancier. Kies een betrouwbare partner die ondersteuning biedt en actief meedenkt over de optimalisatie van je wervingsproces.
Na je onderzoek blijft er een shortlist van ATS-platforms over. Neem contact op met de aanbieders voor een introductiegesprek en een demo. Het belangrijkste is om een uitgebreide proefperiode te regelen, zodat je het systeem in de praktijk kunt testen.
Lees hier alles over de gratis proefperiode bij Tellent Recruitee.
Tip:
Tip:
Maak gebruik van online bronnen om het beste recruitmentsysteem te vinden. Websites zoals Capterra, TrustRadius en G2Crowd bieden betrouwbare reviews van echte gebruikers, vergelijkingen van functionaliteiten en inzichten in prestaties en betrouwbaarheid. Dit helpt je om een goed onderbouwde keuze te maken.
Stap 4: Test je keuzes
Zodra je een shortlist van ATS systemen hebt geselecteerd, kun je de verschillende aanbieders vragen om een uitgebreide proefperiode. Tijdens deze periode kan jouw team het platform in een realistische werkomgeving testen en beoordelen hoe goed het ATS integreert met jullie werkproces.
Tijdens deze fase is het belangrijk om het systeem grondig en realistisch te testen. Let op de prestaties van specifieke functies en noteer eventuele zorgen of overbodige tools die de workflow kunnen verstoren. Betrek het gehele team om het systeem vanuit een zo breed mogelijk perspectief te testen.
Tip:
Tip:
Let niet alleen op hoe het voor jullie team werkt, maar ook welke invloed het systeem heeft op de kandidaatbeleving.
Stap 5: Maak een keuze
Op basis van de testfase kun je je shortlist verkleinen tot één of twee opties. Vergelijk deze op kosten en rendement op investering (zie stap 2) en kies het ATS dat de beste waarde biedt voor jouw bedrijf.
Heb je je keuze gemaakt? Werk dan samen met de ATS-aanbieder, je IT-afdeling en je wervingsteam om het systeem goed te implementeren. Hoe je dat doet, lees je in de alinea over het implementeren van een ATS-systeem. Zorg voor een soepel onboardingproces waarin je team bij elke stap betrokken is.
Na de implementatie is het belangrijk om het gebruik van het platform te monitoren. Let op gebruiksgemak, procesverbeteringen en de impact op je wervingsresultaten. Houd je belangrijkste KPI’s bij, zodat je een onderbouwde beslissing kunt maken wanneer het tijd is om je contract te verlengen.
Welke vragen kun je stellen bij het vergelijken van ATS-systemen?
Bij het kiezen van een ATS is het handig om een lijst samen te stellen met de belangrijkste vragen die betrekking hebben op je kernvereisten en budget. Stel deze vragen aan de leveranciers om duidelijk te krijgen hoe goed hun platform aansluit bij jouw behoeften. Dit helpt je om de verschillende platforms te vergelijken en snel te bepalen welke ATS-systemen je verder wilt onderzoeken.
Hoe je deze vragenlijst samenstelt en de antwoorden bijhoudt, is volledig aan jou. Zorg ervoor dat je je vragen richt op verschillende belangrijke gebieden, zoals:
- Kandidaatbetrokkenheid
- Kandidatenbeheer
- Planning en interviews
- Rapportages
- Integraties
- Beveiliging
- Support
- Gebruikerservaring
Hieronder delen we een aantal voorbeeldvragen voor elk van deze gebieden.
Kandidaatbetrokkenheid
- Kun je gemakkelijk nieuwe kandidaten vinden met het ATS?
- Stelt het platform ons in staat om vacatures op meerdere vacaturesites te promoten (multi-posting)? Zo ja, welke vacaturesites en sociale media kunnen we gebruiken?
- Wat is het volledige proces voor het plaatsen van vacatures van A tot Z?
- Is het mogelijk om een referral recruitment programma op te zetten?
- Welke functies biedt het platform om onze employer branding te verbeteren?
- Kun je ons door het sollicitatieproces voor kandidaten leiden?
- Hoe verwerkt, sorteert en selecteert het platform opvallende sollicitaties?
- Welke communicatiemogelijkheden biedt het ATS voor contact met kandidaten? En biedt het platform geautomatiseerde communicatieopties?
- Hoe scant het platform cv's en markeert het potentiële kandidaten?
- Welke functies heeft het platform om de beste kandidaten aan te bevelen?
Kandidatenbeheer
- Welke processen kan het ATS-systeem automatiseren?
- Welke informatie slaat het platform op in het profiel van een kandidaat?
- Welk proces wordt er gehanteerd om kandidaten door de pijplijn te loodsen?
- Welke informatie kan aan kandidaatprofielen worden toegevoegd?
- Hoe beheert het platform vacatures, contractvoorstellen en andere documentatie?
- Welke taakbeheerfuncties biedt het platform? Denk aan de mogelijkheid tot het toewijzen van taken, het instellen van deadlines en herinneringen en het raadplegen van dashboards.
- Hoe maakt het platform gezamenlijke wervingsinspanningen mogelijk?
- Kan ik mijn bedrijfs-e-mail synchroniseren met het platform?
- Biedt het platform functies die onbevooroordeelde werving ondersteunen?
- Heeft het platform een mobiele app voor recruitment onderweg?
- Zijn er functies die de diversiteit in werving ondersteunen?
Planning en sollicitatiegesprekken
- Hoe ondersteunt het platform pre-screening?
- Is het mogelijk om het pre-screeningproces bij vacatures aan te passen?
- Heeft het platform geautomatiseerde planningsfuncties voor sollicitatiegesprekken?
- Kan het platform synchroniseren met onze agenda’s en vergaderruimtes?
- Welke vooraf gemaakte interview- en beoordelingskits zijn er beschikbaar op het platform?
- Hoe worden de resultaten (en scores) van sollicitatiegesprekken bijgehouden?
- Biedt het ATS opties voor het integreren van selectie-assessments?
- Hoe worden opmerkingen en feedback verzameld en bijgehouden voor elke kandidaat?
Rapportage
- Welke standaard rapportagesjablonen biedt het platform aan?
- Kun je aanpasbare KPI's maken om vervolgens bij te houden?
- Zijn er geautomatiseerde rapportage-opties beschikbaar?
Integraties
- Met welke grote recruitment- en HR-softwareplatforms integreert het platform?
- Kan het ATS integreren met de platforms die wij momenteel gebruiken?
- Welke andere integraties kunnen we later instellen?
Beveiliging
- Voldoet het systeem aan alle gegevens- en privacywetten?
- Waar wordt alle data opgeslagen?
- Hoe worden de gegevens beveiligd en versleuteld?
- Wat is het protocol in geval van een datalek?
Support
- Welke ondersteuning biedt het ATS voor implementatie en onboarding?
- Bied je training aan voor alle teamleden die het product gebruiken?
- Krijgen we een Account Manager en Customer Success Manager toegewezen?
- Wat zijn de ondersteuningsuren? Is er een live chatfunctie?
Gebruikerservaring
- Hoe eenvoudig is het om dit platform te implementeren? Wie is er voor nodig en hoeveel tijd neemt het in beslag?
- Wat is het proces voor de implementatie van het ATS?
- Wat zijn de voordelen van het ATS-systeem voor zowel kandidaten als medewerkers?
- Wat is een gebruikelijke leertijd voor nieuwe gebruikers?
- Zijn er case studies rondom het gebruiksgemak of de algehele gebruikerservaring?
Het implementeren van een ATS-systeem
De implementatiefase van een nieuw ATS begint eigenlijk al voordat je de software daadwerkelijk gaat gebruiken. Een succesvolle implementatie vraagt dan ook om een goede voorbereiding. Neem in elk geval de volgende stappen:
- Stel (vanaf het begin) een werkgroep samen
- Neem iedereen tijdig mee
- Stel duidelijke doelen op
- Maak gebruik van de hulp van de leverancier
1. Stel (vanaf het begin) een werkgroep samen
Om de implementatie soepel te laten verlopen, is het slim om een multidisciplinaire werkgroep op te zetten. Deze groep neemt de leiding over de implementatie en zorgt voor duidelijke communicatie binnen de organisatie over het nieuwe ATS-systeem. Wijs taken toe binnen de werkgroep, zoals procesbeheer, training en communicatie, zodat duidelijk is wie voor wat verantwoordelijk is.
Een ervaren projectmanager speelt hierin een cruciale rol. Voor de succesvolle keuze en implementatie van een recruitmentsysteem is brede kennis nodig op het gebied van recruitment, projectmanagement en ICT. Een projectmanager met deze expertise kan het proces stroomlijnen en valkuilen vermijden.
Zorg daarnaast voor een aantal contactpersonen binnen de organisatie waar collega’s met vragen terechtkunnen. Dit voorkomt verwarring en versnelt de adoptie van het systeem. Met een goed georganiseerde werkgroep en ervaren begeleiding verloopt de implementatie efficiënter en wordt de overgang naar het nieuwe ATS soepel geïntegreerd in de dagelijkse workflow.
2. Neem iedereen tijdig mee
Een nieuw recruitmentsysteem heeft grote impact op de werkwijze binnen je organisatie. Zorg er daarom voor dat alle betrokkenen akkoord gaan met de verandering (of op z’n minst tijdig geïnformeerd zijn). Begin met het benadrukken van de voordelen: hoe het nieuwe systeem taken zal vereenvoudigen en de prestaties zal verbeteren. Onderbouw dit met praktijkvoorbeelden, zoals case studies of relevante statistieken.
Een andere belangrijke stap is het aanbieden van trainingen voor nieuwe gebruikers. Laat je team vooraf oefenen met de software, zodat de overstap straks soepel verloopt. Wees daarnaast transparant over mogelijke opstartproblemen. Door je team hierop voor te bereiden, voorkom je frustratie en creëer je draagvlak voor de verandering.
3. Stel duidelijke doelen op
Om de wervingsprestaties bij te houden, is het zaak om duidelijke doelen en meetbare metrics op te stellen. Een aantal tips:
- Stel kort- en langetermijndoelen op. Denk aan snelle verbeteringen, zoals het verkorten van de time-to-hire. Maar ook aan strategische doelen, zoals een hogere retentie van nieuwe medewerkers,
- Maak een doorlopend meetplan. Zorg voor een gestructureerde aanpak om je metrics regelmatig te analyseren en verbeteringen door te voeren. Dit helpt je om trends te herkennen en de wervingsstrategie steeds een stukje verder te optimaliseren.
- Gebruik relevante en actuele wervingsmetrics. Zorg ervoor dat jouw organisatie de juiste KPI’s gebruikt, zoals cost-per-hire, time-to-hire, quality-of-hire en candidate experience scores. Deze metrics moeten altijd zijn afgestemd op je specifieke doelen.
4. Maak gebruik van de hulp van de leverancier
Tijdens de implementatie hoef je het wiel niet zelf uit te vinden. De leverancier kent het product door en door, dus benut de ondersteuning die zij bieden. Veel ATS-leveranciers bieden implementatiehulp op verschillende niveaus, afhankelijk van de grootte van je bedrijf en je wervingsteam.
Grotere klanten krijgen vaak een consultant toegewezen die hen begeleidt bij elke stap. Maak hier optimaal gebruik van en stel vragen om het systeem direct goed in te richten. Zie de beginfase als een leerproces: test de functionaliteiten, ontdek verbeterpunten en pas instellingen aan waar nodig. Een goed geïmplementeerd ATS vormt de basis voor een efficiënter en succesvoller wervingsproces.
Sommige leveranciers bieden uitgebreide ondersteuning, zoals artikelen, video’s, snelstartgidsen en de mogelijkheid om direct te chatten met klantenservice-agenten binnen het ATS. Maak hier gebruik van om snel vertrouwd te raken met het systeem.
Tip:
Tip:
Maak een lijst van je pijnpunten en bespreek deze met de leverancier. Neem alle hulp aan die je kunt krijgen, zodat je het ATS direct optimaal kunt instellen. Lees ook onze ATS-onboarding-gids met waardevolle tips voor het implementeren van een ATS.
De toekomst van ATS software
Een ATS-systeem is een investering voor de langere termijn. Daarom is het bij het kiezen van een ATS-systeem verstandig om niet alleen naar je huidige behoeften te kijken, maar ook naar de toekomst. Probeer in te schatten hoe je wervingsproces zich de komende 5 tot 10 jaar kan ontwikkelen en welke functionaliteiten je dan nodig hebt.
De ATS-markt ontwikkelt zich razendsnel, gedreven door de toenemende vraag naar automatisering en digitalisering op de werkplek. Bedrijven zoeken naar efficiëntere manieren om talent aan te trekken en te beheren en ATS-platforms spelen hier een belangrijke rol in.
AI-gestuurde technologieën
Daarnaast biedt de opkomst van AI-gestuurde technologieën nieuwe mogelijkheden. Deze systemen kunnen grotere schaal en complexiteit aan, waardoor wervingsprocessen slimmer en sneller worden. Denk aan automatische kandidaatselectie, voorspellende analyses en gepersonaliseerde communicatie.
Tegelijkertijd groeit het potentieel voor diepere en robuustere analyses en datagestuurde besluitvorming binnen HR. Moderne ATS-platforms bieden uitgebreide analysetools waarmee je inzichten krijgt in wervingsprestaties, knelpunten en verbeterkansen. Dit helpt bij strategische beslissingen en maakt het wervingsproces steeds effectiever.
Bij het kiezen van een ATS is het daarom belangrijk om niet alleen te kijken naar wat je nu nodig hebt, maar ook naar hoe het platform meegroeit met deze technologische ontwikkelingen. Zo blijft je wervingsproces toekomstbestendig.
Innovatiegebieden van ATS-systemen
Specifiek wordt verwacht dat ATS-platforms zullen innoveren op de volgende gebieden:
- Meer AI en automatisering: AI zal helpen bij het sneller en slimmer selecteren van kandidaten. Het systeem kan carrièreprofielen beter analyseren, inschatten of iemand succesvol zal zijn in een functie en diepere inzichten geven op basis van wervingsdata.
- Betere communicatie met kandidaten: Dankzij slimme chatbots en geautomatiseerde berichten kunnen bedrijven sneller en effectiever met kandidaten communiceren, op elk moment van de dag.
- Gebruiksvriendelijke software: ATS-systemen worden eenvoudiger in gebruik, waardoor minder technische kennis nodig is voor gebruik. Veel systemen krijgen een ‘drag-and-drop’-interface, zodat recruiters (zonder IT-kennis) processen kunnen automatiseren.
- Beter geschikt voor mobiel en remote werken: Kandidaten solliciteren steeds vaker via hun telefoon. ATS-systemen zullen zich hierop aanpassen, zodat wervingsprocessen soepeler verlopen. Vooral jongere generaties en remote teams zullen hiervan profiteren.
Niet elk recruitmentsysteem zal deze innovaties even snel of even goed doorvoeren. Elk recruitmentsysteem ontwikkelt zich op zijn eigen manier en met een andere mate van succes en complexiteit. Als je nu op zoek bent naar een ATS, is het dus belangrijk om vooruit te denken. Kies niet alleen een oplossing die vandaag goed werkt, maar ook een platform dat met de toekomst meegroeit.
Veelgestelde vragen over ATS-systemen
Waar staat de afkorting ATS voor?
De afkorting 'ATS' staat voor 'Applicant Tracking System'. Het is een recruitmentsysteem dat het wervingsproces stroomlijnt door handmatige taken te automatiseren en kandidaatgegevens centraal te beheren.
Wat is het primaire doel van een applicant tracking system (ATS)?
Het primaire doel van een Applicant Tracking System (ATS) is het vereenvoudigen van het wervingsproces. Het biedt recruiters een gecentraliseerd platform om kandidaten te verzamelen, te beoordelen en hun voortgang te volgen. Dit maakt het proces efficiënter, overzichtelijker en verbetert zowel de ervaring van het wervingsteam als van de kandidaten.
Hoe verhoudt een ATS zich tot andere wervingssoftware?
Een ATS is een van de meest gebruikte softwareprogramma’s voor werving en richt zich op het stroomlijnen van sollicitatiebeheer. Het maakt deel uit van een breder pakket van wervingshulpmiddelen, zoals tools voor personeelsplanning, sourcing, kandidaatacquisitie, achtergrondcontroles, onboarding en het analyseren van wervingsdata.
Waarom is een ATS in 2025 zo belangrijk?
Door de toenemende concurrentie om toptalent, de komst van Gen Z op de arbeidsmarkt, de snelle groei van automatisering en AI is een ATS in 2025 belangrijker dan ooit. Kandidaten hebben meer mogelijkheden om vacatures te vinden en verwachten een snelle, mobiele ervaring van werkgevers. Moderne recruitmentsystemen zorgen voor een efficiënter en mobielvriendelijker wervingsproces, wat nodig is om talent snel en effectief aan te trekken.
Hoeveel bedrijven maken voor recruitment gebruik van een ATS?
Steeds meer bedrijven maken gebruik van een Applicant Tracking System (ATS) voor hun wervingsproces. Uit onderzoek naar de Fortune 500-lijst, die de 500 grootste bedrijven in de VS op basis van omzet rangschikt, blijkt dat maar liefst 99% van deze bedrijven een ATS gebruikt.
Het gebruik van ATS-systemen is ook buiten de grootste bedrijven in opkomst, blijkt uit een ander Amerikaans onderzoek:
- 70% van de grote bedrijven maakt gebruik van een ATS.
- 20% van de kleine en middelgrote bedrijven maakt gebruik van een ATS.
- 75% van de recruiters gebruikt een ATS of een ander wervingsinstrument om sollicitanten te beoordelen en de kandidaatervaring te verbeteren.
- 94% van de recruiters geeft aan dat hun ATS een positieve impact heeft gehad op de wervingsprocessen van hun organisatie.
Wat is het verschil tussen een ATS-systeem en een CRM-systeem?
Een ATS-systeem (Applicant Tracking System) is ontworpen om sollicitaties te beheren, het wervingsproces te stroomlijnen en kandidaten door verschillende fasen van de sollicitatie te volgen. Een CRM-systeem (Customer Relationship Management) richt zich op het opbouwen en onderhouden van relaties met zowel actieve als passieve kandidaten en helpt bij het beheren van talentpools.
ATS-systemen zijn dus voornamelijk gericht op administratieve taken en procesoptimalisatie, terwijl CRM-systemen zich richten op het aantrekken en binden van talent op de lange termijn. Hoewel ATS-systemen in sommige gevallen ook talentpools kunnen beheren, is dit niet altijd het geval. Een CRM wordt vaak gebruikt om talentpools effectiever op te bouwen.
Hoe ziet de procesflow van een ATS eruit?
ATS-platforms volgen een consistent patroon voor het verzamelen, verwerken en rapporteren van kandidaatgegevens. Dit proces ziet er doorgaans als volgt uit:
- Vacature wordt aangemaakt
- Vacature wordt gepubliceerd op de bedrijfswebsite of vacaturebanken
- Werkzoekenden reageren
- Kandidaten worden gescreend
- Sollicitatiegesprekken worden gehouden
- Kandidaat wordt aangenomen
Het ATS-systeem automatiseert de meest vervelende en repetitieve taken van elke fase. Hierdoor kan het wervingsteam zich richten op wie doorgaat naar de volgende ronde en wie uiteindelijk wordt aangenomen.
Conclusie
Een ATS helpt je om je wervingsproces te stroomlijnen, taken te automatiseren en je efficiëntie te verhogen. Daarnaast verbetert het de kandidaatervaring en vermindert het de werkdruk voor recruiters. Maar, het is goed om te onthouden dat een recruitmentsysteem slechts een hulpmiddel blijft.
Het succesvol aantrekken en selecteren van kandidaten hangt in de basis altijd af van je wervingsstrategie en employer branding. Het is daarom belangrijk om deze elementen eerst op orde te hebben. Daarnaast is het verstandig om je behoeften, doelen en budget in kaart te brengen voordat je een ATS kiest.
Vergelijk verschillende opties, plan demo’s in met leveranciers en stel alle vragen die je hebt. Kijk niet alleen naar wat je vandaag nodig hebt, maar ook naar je toekomstige behoeften. Als er een gratis proefperiode beschikbaar is, maak daar dan gebruik van om het systeem zelf te testen.
Heb je een ATS gekozen, dan is het belangrijk om zo vroeg mogelijk de voorbereidingen te treffen voor een soepele implementatie. De implementatie van een ATS kost tijd. Maar, hoe meer aandacht je er in het begin aan besteedt, hoe sneller het systeem goed werkt. En hoe meer voordelen je er op de lange termijn uit haalt!
